Деловая переписка на английском

Официальное письменное общение всегда стандартизировано. Рассмотрим основные особенности и правила деловой переписки на английском.

Если в ваши профессиональные обязанности входит общение с иностранными партнерами и коллегами, вы ведете переписку с западным вузом или компанией о прохождении стажировки, даже если просто заказываете товары из зарубежных интернет-магазинов, знания делового английского значительно облегчат вам жизнь. Официальная переписка – главное средство коммуникации компаний, государственных органов между собой и со своими клиентами.

Основными чертами официального письменного общения можно назвать:

  • четко обозначенные жанры (письмо-запрос, письмо-просьба, служебная записка и т.д.),
  • типовая структура сообщений, включающая обращение, завязку, основной блок, прощание, а также контакты и элементы оформления (логотип, подпись и т.д.),
  • стандартизированные фразы, типичные слова-связки, показывающие логику повествования (например, as to, in respect of, in comparison with).

Эффективное деловое письмо на английском

Чтобы достичь своей цели в официальном общении, не забывайте о характерных чертах эффективной деловой переписки.

Простота. Не пытайтесь использовать самые замысловатые слова, из тех, которые вам известны. Несмотря на официальный характер общения, сообщение должно быть понятным адресату, ведь только в этом случае вы получите адекватный ответ и добьетесь желаемого.

Четкая формулировка цели. Ваше предложение, просьба, вопрос должны быть четко прописаны. Адресат должен сразу же понять, что от него требуют или что предлагают. Деловая переписка не допускает домыслов и неточности.

Вежливость. Официальное общение требует соблюдения определенных правил, в том числе вежливости. Более того, если ваша просьба, пожелание, извинение будет выражено с достаточной учтивостью, это положительно повлияет на представление адресата о вас.

Имидж компании. Если вы общаетесь по работе, всегда помните, что говорите не лично от себя, а от лица компании. Не ставьте под сомнение имидж организации, не допускайте дезинформации адресата.

Позитивный тон. Старайтесь использовать слова с отрицательным значением по минимуму (например, частицу not, наречие never и т.д.). Дело в том, что такие единицы заставляют адресата воспринимать ваше деловое письмо в негативном ключе, создают впечатление, что ваше сотрудничество невозможно.

Лаконичность. Сообщение должно быть максимально кратким, однако в нем стоит упомянуть все важные детали дела. Например, если вы хотите извиниться от лица компании перед покупателем, который получил некачественный товар, принесите извинения, а затем подробно опишите как человек может вернуть его и какие условия компенсации он получит.

Полезные выражения

В завершении приведем несколько фраз, типичных для деловой переписки на английском. В первом предложении можно использовать слова With reference to your letter of 8 May или In reply to your letter of 8 May, чтобы обозначить, на какое письмо вы отвечаете. Можно просто поблагодарить за письмо: Thank you for your letter about…/ Thank your for your letter regarding…/ Thank you for your letter of 3 April. Если вы пишете работодателю или продавцу какого-либо товара, обозначьте свою цель в самом начале, например, так – After having seen your advertisement (in a newspaper, on a website)…, I would like…

Закончить деловое письмо можно стандартными фразами: I look forward to your reply/ I look forward to seeing you/ I look forward to hearing from you/ We look forward to a successful working relationship in the future. Вы также можете показать адресату, что готовы дать ему любую дополнительную информацию и продолжить переписку в случае необходимости: If you require any further information, please feel free to contact me/ Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. Если же в письме содержалась просьба, можно вежливо намекнуть на срочность дела: I would appreciate your immediate attention regarding this matter.

Вернуться к списку постов

Получите бесплатную консультацию

Оставьте ваши контакты, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.

© 2012-2016 onlineteachersuk.com. Все права защищены.
Online Teachers UK (OTUK) – эффективные уроки английского по Скайпу с носителем языка.
 
Эл.ящик:
Разработка Andrey Kramerov