Глобализация и все больше развивающаяся профессиональная мобильность приводят к необходимости изучения делового английского. Часто на работе сотрудники международных компаний сталкиваются с необходимостью ведения телефонных разговоров на английском с коллегами, партнерами, потенциальными и настоящими клиентами.
Кому-то удается выстроить эффективную коммуникацию интуитивно, а кому-то приходится учиться этому искусству. Предлагаем вам несколько советов и полезных фраз для разговора по телефону на английском языке.
Телефонная коммуникация может оставлять как положительное, так и отрицательное впечатление о человеке и компании в целом. Осознавая, насколько телефонные разговоры и поведение, которые сотрудники демонстрируют в ходе них, отражается на имидже организации, топ-менеджмент предпочитает нанимать людей, подкованных в этом вопросе.
Не нужно воспринимать телефонные звонки как нечто отвлекающее от работы и раздражающее, даже если в ваши обязанности не входит общение с клиентами или партнерами. Грубый или безразличный ответ может послужить причиной того, что ваша компания потеряет серьезный заказ или выгодное предложение. Будьте вежливы и следуйте следующим правилам:
1. Если вы первый в компании приняли звонок, назовите компанию, в которой работаете и представьтесь: Hello!(greeting)… OTUK(company), … John(name) speaking .. howmayIhelp? (polite offer of assistance). Если же звонок перевел на вас коллега, назовите свое имя и отдел.
2. Используйте фразы вроде Good morning и Good afternoon с осторожностью. Делайте это только тогда, когда уверенны в их уместности, потому что четко представляете, в каком часовом поясе находится звонящий. В противном случае используйте нейтральное Hello.
3. Отвечайте по телефону, даже если знаете, что звонят не вам, не позже, чем после третьего звонка. Будет гораздо лучше, если вы примите сообщение для вашего отсутствующего коллеги, чем оставите человека, звонящего в офис, неудовлетворенным. Используйте следующие фразы для того, чтобы принять сообщение:
I’m afraid, (name of your colleague) is not available at the moment. Can I take a message?
If you give me your phone number, (name of your colleague) will call you back shortly.
(name of your colleague) is in a meeting at the moment. May I ask who’s calling?
Could I have your name, please? Could you spell that for me, please?
Would you like to leave a message?
4. Договоритесь с сидящим рядом в офисе коллегой, что будете отвечать на звонки, поступающие на телефон друг друга в случае отсутствия. Так вы не пропустите важный звонок. Единственное условие – дайте друг другу доступ к различным файлам, ежедневнику, записям, чтобы каждый могу помочь звонящему.
5. Если вам нужно перевести звонок кому-то из коллег, попросите звонящего подождать:
Can I put you on hold for a moment?
One minute please, I’ll transfer you now.
Let me see if (name of your colleague) is available.
Please hold and I’ll put you through.
I’m sorry, I have a call on the other line. Can you please hold?
One moment, please.
При этом не оставляйте собеседника ждать на линии более минуты – если через минуту ваш коллега не отвечает, вернитесь к разговору и спросите, хочет ли человек подождать еще или готов оставить сообщение.
6. При переводе звонка желательно связаться с коллегой сначала самому и передать ему всю информацию, которую успели получить от человека на другом конце провода: его имя, должность, название организации, причину, по которой он звонит – чтобы звонящему не пришлось снова все объяснять, это может очень нервировать и оставлять неприятное впечатление об организации.
Если вы сами совершаете звонок по работе, правила хорошего тона распространяются и на вас. Не будьте раздражительны и старайтесь с пониманием относиться к возможным заминкам. Кроме того, не забывайте представляться и называть свою компанию, имя и причину, по которой звоните. Всегда называйте четко имя и должность человека, с которым хотите связаться. Не используйте при этом сокращенных имен и фамильярностей. Если вам нужно оставить сообщение, воспользуйтесь следующими языковыми формулами:
Please tell him that (your name) called and ask him to call me back. My number is 999-343-3423.
Please ask him to call (your name) when he gets in.
He’s not in? Please put me through to his voice mail.
I need to speak with him on an urgent matter. Please have him call me as soon as he gets in.
Этикет телефонных разговоров на английском можно освоить на занятиях с преподавателями школы OTUK. Уроки английского с носителями по Скайпу помогут вам чувствовать себя уверенно в обоих случаях, когда вам нужно принять звонок и совершить его.
