Работа

Как написать деловое письмо на английском

Условия современного бизнеса для многих компаний предполагают общение с иностранными партнерами, заказчиками, клиентами. Универсальным языком такого общения, конечно, является английский, а основной формой – телефонные разговоры и письма по электронной почте.

Click here to download this post via our mobile website!
Скачать: Это пост доступен в виде удобного PDF-документа, который вы можете взять где угодно. Получите копию этого поста на почту.

О телефонном этикете мы уже писали, а сегодня расскажем вам об основных рекомендациях по написанию делового письма на английском.

Если в крупных компаниях такое взаимодействие осуществляется в основном через бюро переводов или аналогичные отделы, то в меньших по размеру организациях переписываться с иностранцами придется, скорее всего, ответственному по конкретному вопросу сотруднику. Это касается как электронной, так и классической «бумажной» переписки. В основных моментах они схожи, но есть и некоторые различия. Для обоих вариантов важны следующие качества:

  • краткость,
  • ясное представление темы,
  • профессиональный язык (свободное, но умеренное использование терминов, отсутствие фамильярностей и т.д.),
  • четкая структура.

Правила составления классического делового письма на английском

Каждое деловое письмо должно состоять из нескольких частей:

Адреса. Ваш адрес (если письмо пишется не на фирменном бланке организации, содержащем необходимую информацию) должен всегда располагаться в правом верхнем углу листа. Адрес получателя – под ним, но слева.

Дата. Датировать письмо можно в одном из двух мест – под вашим адресом или адресом получателя. Для обозначения месяца лучше используйте буквы, так как, например, в США 2/12/2013 будет значить 12 февраля 2013 года, в то время как в Европе – 2 декабря 2013 года. Еще один совет: не используйте предлог of и артикль the при указании даты: неверно — the 12th of February 2013, верно – 12th February 2013.

Обращение. Как вы будете называть своего адресата, зависит от ваших с ним отношений. Хорошо знакомому коллеге вы можете написать Dear Peter, однако такому человеку вы вряд ли будете писать письмо на бумаге. Нейтральным считается обращение Dear Mr Smith/ Dear Colleague. К женщине можно обратиться Dear Mrs/Miss Smith в зависимости от того, замужем она или нет, если вы не знаете наверняка, используйте Ms. Если вы не знаете, кому попадет ваше послание, напишите Dear Sir or Madam.

Заголовок. Всегда лучше озаглавливать письмо – это помогает получателю сразу понять о чем оно. Заголовок или тема письма должна быть указана коротко и выражать основной посыл. Ее нужно указывать прямо под обращением и выделять жирным шрифтом или подчеркиванием.

Основная часть. Старайтесь еще до написания письма выделить все основные мысли, а во время письма развивать каждую в своем абзаце. Это сделает текст более четким, будет способствовать его адекватному восприятию.

Прощание. Заключительная фраза зависит от того, какое обращение вы использовали. Если в начале письма было Dear Sir or Madam, в конце должно быть Yours faithfully. Если вы писали человеку, которого знаете, например, Dear Mr Smith, употребите в конце Yours sincerely.

Подпись. Напишите свое имя вместе с этикетной формой, которую вы хотите видеть при обращении к вам. Например, Mrs Anna Kudrina.

Электронная деловая переписка

Стиль электронного делового письма может быть немного более свободным, чем классического. Так, например, при обращении к кому-то за пределами вашей компании, лучше использовать те же формулы, что и для бумажной переписки, а если вы пишите своему коллеге, помимо Dear Peter, вы можете использовать Hello Peter. В качестве заключительной фразы в электронном деловом письме может быть

Sincerely, …

Best Regards, …

Best Wishes, …

Хорошо знакомым партнерам или коллегам можно написать Many Thanks, …

Еще несколько советов для написания хорошего электронного письма:

  • Не забывайте делить текст на абзацы – он будет легче читаться.
  • Не прячьте свой вопрос или главную мысль в середину – поставьте их в начало перед основной частью, чтобы адресат мог вычленить их из общего текста.
  • Не используйте несколько разных по начертанию и цвету шрифтов – пестрое письмо не будет восприниматься как деловое.

Мы надеемся, что эти рекомендации помогут вам вести профессиональную деятельность продуктивнее. Больше советов и практики по деловому английскому вы можете получить по Скайпу, занимаясь с преподавателями-носителями из школы OTUK.

 

Click here to download this post via our mobile website!
Скачать: Это пост доступен в виде удобного PDF-документа, который вы можете взять где угодно. Получите копию этого поста на почту.

Рассказать друзьям
Читать также

© 2012-2018 OTUK. Все права защищены. Положения и условия
OTUK Training Ltd. Компания зарегистрирована в Англии №09629443

Cайт использует cookies, чтобы предоставить вам лучший уровень сервиса. Узнать больше.ПОНЯЛ!